Backstage-Catering: Warum Künstler, Servicepersonal und Einsatzkräfte oft leer ausgehen

Zuletzt aktualisiert am 13. Oktober 2026

Das Wichtigste in Kürze

• Backstage-Catering betrifft alle Personen, die für den Ablauf einer Veranstaltung arbeiten, ohne zu den Gästen zu zählen: Künstler, Moderation, Technikcrew, Fahrer, Sicherheitspersonal, Sanitäter, Garderoben- und Technikpersonal der Location sowie gegebenenfalls Polizei und Personenschutz.
• Polizisten in Uniform und Personenschützer dürfen sich in der Öffentlichkeit oft nicht am Gästebuffet bedienen; ein separater Rückzugsraum in unmittelbarer Nähe der Aktionsfläche ermöglicht es einzelnen Personen, zwischendurch kurz etwas zu essen.
• Künstlerverträge enthalten häufig einen Rider mit Vorgaben zu Speisen, Getränken und der Bereitstellung eines Aufenthaltsraums („Künstlergarderobe“), die für den Veranstalter mit der Unterschrift verbindlich werden können und deshalb vor dem Briefing des Caterers geprüft werden müssen.
• Für die gesetzlichen Ruhepausen von Fahrern und Servicekräften ist ihr Arbeitgeber oder Dienstherr zuständig, nicht der Veranstalter. Ein Zeitfenster und ein ruhiger Rückzugsraum für die Pause sind ein freiwilliges Angebot des Veranstalters, das den Dienstleistern den Einsatz erleichtert.
• Eine einfache, verlässliche Mahlzeit für alle, die sonst nichts zu essen bekommen, gehört ins Budget. Die Qualität des Gästebuffets für alle Beteiligten und ein Goodie für das Personal der eventuellen Miet-Location sind in der Regel keine Pflicht, sondern eine Stilfrage, die Respekt gegenüber den Dienstleistern zeigt.

Beim Catering denken die meisten Veranstalter an die Gäste: Menü, Buffet, Getränke, Gästezahl mal Portion. Die Menschen, die den Abend möglich machen, kommen in dieser Rechnung selten vor. Die Moderatorin, die zwischen den Programmpunkten auf der Bühne bleibt, der Fahrer des Ehrengastes, die Sicherheitskraft am Eingang, der Polizist in Uniform und die Sanitäterin am Seitenausgang haben denselben Bedarf: Sie müssen essen und trinken, und zwar zu einem Zeitpunkt, an dem das Gästebuffet entweder noch geschlossen oder schon leer ist.

Das Backstage-Catering ist deshalb keine Komfortfrage. Es entscheidet darüber, ob Künstler und Moderation satt und ruhig auf die Bühne gehen und ob Ihre Dienstleister im Einsatz überhaupt zu einer Pause kommen.

Wer beim Backstage-Catering berücksichtigt werden sollte

Backstage-Catering meint die Verpflegung aller Personen, die für den Ablauf Ihrer Veranstaltung arbeiten, ohne zu den Gästen zu zählen. Redner und andere Programmgäste gehören nicht dazu, denn sie können sich in der Regel problemlos am regulären Gästecatering bedienen. In der Praxis sind es fünf Gruppen.

Die erste steht im Programm: Künstler und Moderation samt Begleitung, etwa Ablaufmanagement, Assistenz oder eigene Techniker. Die zweite arbeitet an Aufbau und Technik, also Licht, Ton, Bühnenbau und Dekoration, oft schon seit dem Vormittag vor Ort. Die dritte gehört zur eventuellen Miet-Location: Garderobenpersonal und Haustechnik. Die vierte begleitet Ehrengäste, vor allem die Fahrer von Dienstwagen, die häufig stundenlang warten. Die fünfte sichert die Veranstaltung ab: Ordnungsdienst, Sanitätsdienst und je nach Anlass Feuerwehr, Polizei und Personenschutz.

Das Servicepersonal Ihres Caterers gehört formal ebenfalls dazu. Klären Sie im Vertrag, ob der Caterer sein Personal selbst versorgt oder ob Sie Mengen dafür vorhalten sollen. Aus dem Angebot geht das nicht immer eindeutig hervor.

Warum das Gästebuffet nicht reicht

Die Gäste essen, wenn das Programm es vorsieht. Die Akteure im Hintergrund arbeiten genau dann. Wer moderiert, kann sich zwischen zwei Programmpunkten schlecht am Buffet anstellen. Wer nach dem Auftritt etwas Warmes möchte, kommt zu einem Zeitpunkt, an dem die Gäste das Buffet bereits geleert haben. Manche Künstler essen vor einem Auftritt nichts und brauchen danach eine richtige Mahlzeit, und genau dann ist nichts mehr da.

Sicherheits- und Servicekräfte bleiben auf ihren Posten, solange die Gäste im Haus sind. Wer im Dienst ist, will am Gästebuffet nicht gesehen werden, und mancher Auftraggeber untersagt es ausdrücklich. Fahrer sitzen im Fahrzeug oder stehen vor dem Haus. Ohne ein Angebot von Ihrer Seite bleibt ihnen die nächste Tankstelle.

Meine Empfehlung: Planen Sie die Verpflegung der Akteure als eigenes Angebot, in einem eigenen Raum und mit eigenen Mengen. Geben Sie dieses Catering früher frei als das Gästebuffet. So kann das Team in Ruhe essen, bevor die Gäste kommen, und ist dabei nicht am Gästebuffet zu sehen. Ein erfahrener Gastgeber stellt Künstlern, Moderation, Fahrern und Einsatzkräften schon vor der offiziellen Catering-Freigabe für die Gäste etwas zur Verfügung. Dann steht niemand mit leerem Magen auf der Bühne, und niemand muss sich an Ihren Gästen vorbeidrängen.

Was der Rider verlangt

Bei gebuchten Künstlern ist die Verpflegung häufig vertraglich geregelt. Der Rider ist eine Anlage zum Künstlervertrag, in der technische Anforderungen und Wünsche zur Betreuung stehen: Getränke, Speisen, Ernährungsformen, ein eigener Raum. Wie ausführlich er ausfällt, hängt vom Künstler ab. Verbindlich wird er für Sie, sobald Sie den Vertrag unterschreiben.

Lesen Sie den Rider deshalb, bevor Sie den Caterer briefen, und nicht erst am Tag vor der Veranstaltung. Was Sie nicht erfüllen können oder wollen, lässt sich vorab verhandeln. Ein fehlendes Getränk lässt sich am Abend nicht mehr nachverhandeln.

Bei der Moderation liegt oft kein Rider vor. Fragen Sie dann selbst nach Ernährungswünschen, Allergien und Ankunftszeit. Das kostet eine kurze Mail und wird als Aufmerksamkeit wahrgenommen.

Fahrer, Sicherheitsdienst und Sanitäter: Pausen ermöglichen

Fahrer und Sicherheitskräfte arbeiten in der Regel nicht für Sie, sondern für Dienstleister oder einen Dienstherrn. Für ihre Arbeitszeiten und Ruhepausen sind deren Arbeitgeber zuständig. Das regelt unter anderem § 4 Arbeitszeitgesetz: Bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeitszeit sind es mindestens 30 Minuten Ruhepause, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten.

Als Veranstalter müssen Sie das nicht organisieren. Sie können es aber erleichtern. Ein Ordnungsdienst, der genau so viele Kräfte stellt, wie Posten zu besetzen sind, kann niemanden in die Pause schicken. Fragen Sie Ihren Dienstleister deshalb früh, wie er die Pausen plant. Wenn dafür zusätzliches Personal nötig ist, gehört das in die Kalkulation und nicht in die Nachverhandlung.

Für Fahrer gilt Ähnliches. Wer im Auftrag eines Ehrengastes mehrere Stunden wartet, braucht einen warmen Raum mit Sitzgelegenheit, Getränken und etwas zu essen. Das lässt sich mit geringem Aufwand einrichten, und es erspart Ihnen die Frage, wo diese Personen sich in der Zwischenzeit aufhalten sollen. Für Fahrer, Sicherheitskräfte und Sanitäter versteht sich: alkoholfreie Getränke.

Personenschutz und Polizei: Der Rückzugsraum löst das Problem

Polizisten in Uniform und Personenschützer dürfen sich in der Öffentlichkeit oft nicht am Buffet bedienen. Das gilt auch dann, wenn der Dienst viele Stunden dauert und das Essen für alle sichtbar bereitsteht. Wer sie trotzdem zum Gästebuffet schickt, bringt sie in eine Lage, die sie nicht annehmen können.

Die Lösung ist ein separater Rückzugsraum in unmittelbarer Nähe der Aktionsfläche. Entscheidend ist die Nähe: Je kürzer der Weg, desto eher geht eine einzelne Person zwischendurch hin, nimmt schnell etwas zu sich und kehrt auf ihre Position zurück, ohne dass der Schutz der Veranstaltung darunter leidet. Ein Raum am anderen Ende des Gebäudes wird dagegen kaum genutzt. Stellen Sie dort Getränke und Speisen bereit, die sich auch im Stehen und in wenigen Minuten essen lassen, und sorgen Sie dafür, dass der Raum für Gäste nicht zugänglich ist.

Ob und in welchem Umfang die einzelnen Kräfte Verpflegung annehmen, entscheiden ihre Behörde und die Einsatzleitung, nicht Sie. Manche Behörden bringen eigene Verpflegung mit. Fragen Sie deshalb vorab über Ihren behördlichen Ansprechpartner, ob das Angebot willkommen ist, und bieten Sie den Raum in jedem Fall an.

Wie sich Ihre Planung insgesamt verändert, wenn Personenschutz und Polizei beteiligt sind, habe ich im Beitrag über Veranstaltungen mit erhöhtem Gefährdungspotenzial beschrieben.

Personal der Location: Eine Frage des Stils, keine Pflicht

Garderobenpersonal und Haustechniker einer Miet-Location sind während Ihrer Veranstaltung im Dienst, oft über viele Stunden. Bei Kongress- und Messegesellschaften unterliegt dieses Personal häufig stringenten Verhaltensregeln, zu denen gehört, sich nicht am Buffet des Kunden zu bedienen.

Als Kunde dürfen Sie durchaus fragen, warum Sie Personal verpflegen sollen, das Sie zum Arbeiten gebucht haben. Eine Pflicht besteht in der Regel nicht, und die Regel des Hauses gilt weiter. Ob Sie diesen Menschen trotzdem ein kulinarisches Goodie vom Buffet zwischendurch ermöglichen, ist eine Frage des Stils, Ihrer eigenen Werte und auch der Motivation des Personals, das Ihre Veranstaltung mit Ihnen zum Erfolg führt.

Wer das Angebot annehmen darf, entscheidet der Arbeitgeber. Fragen Sie deshalb vorab bei der Location, ob und in welcher Form ihr Personal teilnehmen darf, und sagen Sie dem Team vor Ort ausdrücklich, dass es willkommen ist. Wo die Hausregel das nicht zulässt, kann ein Getränk an der Garderobe oder im Technikraum bereits viel bewirken.

Dieselbe Verpflegung wie die Gäste

Wenn Ihr Budget es zulässt, achten Sie darauf, dass die Verpflegung für alle genannten Personen identisch mit dem Gästebuffet ist. Dasselbe Essen heißt: nicht die Reste, nicht die einfachere Variante, sondern dieselben Speisen in der Qualität, die Ihre Gäste bekommen. Auch das ist keine Pflicht. Es zeigt aber Respekt gegenüber den Dienstleistern, und Menschen, die ihre Arbeit gut machen sollen, merken den Unterschied. Wer streng nach Budget rechnet, kann eine einfachere Variante kalkulieren, sollte dabei aber die Mindestlösung aus dem Abschnitt zum Budget nicht unterschreiten.

Bei einem gesetzten Menü bedeutet das: dieselben Gerichte, gern als kleines Buffet im Rückzugsraum, damit sich einzelne Personen jederzeit bedienen können, ohne auf die Büffeteröffnung zu warten.

So organisieren Sie das Backstage-Catering

Backstageräume festlegen

Legen Sie die Backstageräume fest, welche für Gäste nicht zugänglich sind. Für Künstler und Moderation liegt die Garderobe möglichst nah am Bühnenzugang. Für Polizei und Personenschutz liegt der Rückzugsraum in unmittelbarer Nähe der Aktionsfläche. Alle Räume brauchen Tische, Sitzgelegenheiten, Wasser und die Möglichkeit, warme Speisen bereitzuhalten. Beschriften Sie sie eindeutig, damit der Caterer und Ihr Team den Raum finden und Gäste nicht hineingeraten.

Bedarf aus dem Ablaufplan ableiten

Die Zahl der zusätzlich erwartenden Personen lässt sich ermitteln, bevor das Angebot geschrieben wird. Fragen Sie bei jedem Dienstleister ab, wie viele Personen zu welchen Zeiten im Einsatz sind, und ergänzen Sie Künstler samt Begleitung laut Rider sowie die Moderation. Die Einsatzdauer bestimmt die Menge: Wer nur zwei Stunden bleibt, isst und trinkt weniger als jemand, der von der Anlieferung am Vormittag bis nach Veranstaltungsende im Haus ist.

Den Caterer früh und getrennt briefen

Nennen Sie dem Caterer die Backstage-Personen als eigene Position mit Personenzahl, Zeitfenster und Ort. Fragen Sie Ernährungsformen und Allergien ab, auch bei den Dienstleistern. Vereinbaren Sie, dass diese Mengen nicht aus der Gästemenge abgezweigt werden, denn sonst wiederholt sich das Problem am Buffet. Worauf es bei der Auswahl des Caterers insgesamt ankommt, steht im Blogbeitrag So wählen Sie den richtigen Caterer für Ihr Event.

Was Backstage-Catering kostet und wo es im Budget steht

Eine pauschale Zahl für Ihre Kalkulation kann ich Ihnen nicht nennen, weil der konkrete Preis von Anspruch, Region und Einsatzdauer abhängt. Wichtiger ist die Methode der Preisermittlung: Führen Sie eine eigene Budgetzeile mit Personenzahl und Portionspreis. Lassen Sie sich vom Caterer die Verpflegung für Backstage und Einsatzkräfte als eigene Position anbieten. Kosten aus dem Künstler-Rider, zum Beispiel Wunschgetränke, kommen dazu.

Rechnen Sie in zwei Stufen. Die erste ist die Mindestlösung für alle, die sonst nichts zu essen bekommen: Getränke und eine einfache Mahlzeit, die zur Einsatzdauer passt. Sie gehört ohne Diskussion ins Budget. Die zweite Stufe ist die Qualität des Gästemenüs für alle Beteiligten und ein Goodie für das Personal der Location. Das ist eine Stilfrage, die Sie je nach vorhandenem Budget abwägen können.

Wie hoch die Mehrkosten der zweiten Stufe ausfallen, hängt von der Personenzahl ab. Bei einer großen Veranstaltung mit vielen Einsatzkräften und viel Crew ist die Position nicht zu vernachlässigen, deshalb lohnt sich eine eigene Zeile mit konkreter Personenzahl. Wer schon die erste Stufe streicht, riskiert, dass Künstler und Fahrer sich selbst versorgen müssen oder das Gästebuffet früher leer ist als geplant.

Häufige Fragen

Wer zählt zu den Nutznießern des Backstage-Caterings?

Alle, die für die Veranstaltung arbeiten, ohne Gäste zu sein: Künstler und Moderation samt Begleitung, Technik- und Aufbaucrew, Garderoben- und Technikpersonal der Location, Fahrer, Ordnungs- und Sanitätsdienst sowie je nach Anlass Feuerwehr, Polizei und Personenschutz. Redner und Programmgäste bedienen sich in der Regel am regulären Gästecatering.

Muss der Veranstalter Fahrer, Sicherheitsdienst und Location-Personal verpflegen?

Eine gesetzliche Pflicht des Veranstalters ergibt sich daraus in der Regel nicht. Für Arbeitszeiten und Ruhepausen ist der Arbeitgeber der Fahrer und Servicekräfte zuständig, bei Fahrern gegebenenfalls der Dienstherr. Verbindlich wird die Verpflegung durch Vertrag, etwa durch den Rider oder die Vereinbarung mit dem Dienstleister. Ein Zeitfenster und einen Ort für die Pause können Sie freiwillig anbieten. Bei Zweifeln im Einzelfall klärt das eine juristische Prüfung der Verträge.

Warum dürfen Polizisten und Personenschützer oft nicht am Gästebuffet essen?

Uniformierte Polizisten und Personenschützer dürfen sich in der Öffentlichkeit oft nicht am Buffet bedienen. Ein separater Rückzugsraum in unmittelbarer Nähe der Aktionsfläche löst das Problem, weil einzelne Personen dort zwischendurch schnell etwas zu sich nehmen können. Ob die Verpflegung angenommen werden darf, hängt von der jeweiligen Behörde ab. Fragen Sie vorab die Einsatzleitung über Ihren behördlichen Ansprechpartner.

Muss die Verpflegung der Dienstleister dieselbe sein wie die der Gäste?

Nein, eine Pflicht besteht in der Regel nicht. Es ist aber empfehlenswert, weil es Respekt gegenüber den Dienstleistern zeigt. Dasselbe Essen in derselben Qualität verhindert außerdem, dass der Eindruck einer Verpflegung zweiter Klasse entsteht.

Wie viele Personen muss ich für das Backstage-Catering einplanen?

Die Zahl ergibt sich aus Ablaufplan, Rider und Dienstleisterliste. Fragen Sie bei jedem Dienstleister Personenzahl und Einsatzzeiten ab und addieren Sie Künstler, Moderation und Begleitung. Planen Sie einen kleinen Puffer für Schichtwechsel und kurzfristige Begleitpersonen ein.

Wann sollte das Backstage-Catering bereitstehen?

Vor der Freigabe des Gästebuffets und so früh, dass niemand mit leerem Magen auf die Bühne muss. Für Aufbau- und Technikcrew beginnt die Verpflegung mit der Anlieferung des Equipments, nicht erst zum Veranstaltungsbeginn.

Sie planen eine Veranstaltung mit Künstlern, Moderation oder Ehrengästen?

Die Verpflegung der Akteure lässt sich leicht erfassen und steuern, wenn sie früh im Ablaufplan steht.

→ Beim Event-Check prüfen wir in 60 Minuten, ob Ihr Planungsstand auch die Verpflegung der Menschen im Hintergrund berücksichtigt, von den Zeitfenstern der Einsatzzeiten bis zur erforderlichen Backstageraumplanung.

→ In der Event-Beratung begleite ich Sie bei der Erstellung des Ablaufplans, der Dienstleisterabstimmung und dem Catering-Briefing bis zur Begleitung am Veranstaltungstag.

Wenn Sie zunächst prüfen möchten, ob Ihre Planung insgesamt stimmig ist, ist der Planungs-Check für 27 Euro der schnellste Einstieg.