Hitzerisiko bei Events: Wer bezahlt eigentlich den Hitzeschutz?

Zuletzt aktualisiert am 30. Juni 2026

Das Wichtigste in Kürze

• Die Hitzewelle im Juni 2026 war laut Deutschem Wetterdienst die längste und früheste seit Beginn der Wetteraufzeichnungen, mit Höchstwerten von 41,7 Grad in Deutschland und örtlich bis zu 45 Grad in Frankreich und Spanien.
• Als das Kessel-Festival in Stuttgart seinen zweiten Tag wegen der Hitze absagte, entstanden Kosten, die in keiner Kalkulation standen, weil gebuchte Künstler und Dienstleister auch bei einem Ausfall zu vergüten sind und Ausfallversicherungen Hitze als Risiko nicht selbstverständlich abdecken.
• Hitze hat sich damit von einer Frage der Ausstattung zu einer Frage der Kosten entwickelt: Es geht nicht mehr nur darum, ob Schatten und Wasser vorhanden sind, sondern darum, wer Schutz, Pausen und das Ausfallrisiko bezahlt.
• Beim kostenfreien Trinkwasser treffen zwei berechtigte Interessen aufeinander, das Schutzbedürfnis der Gäste und der Getränkeumsatz der Gastronomie, und mehrere Veranstalter lösen das, indem sie mitgebrachte faltbare Behälter an Wasserstellen kostenlos auffüllen lassen und trotzdem stabile Umsätze verzeichnen.
• Bei Firmenevents mit geladenen Gästen ist diese Kostenfrage leichter zu lösen als bei öffentlichen Festivals, weil der Veranstalter den Hitzeschutz als feste Budgetposition einplanen kann und nicht zwischen Fürsorge und Umsatz abwägen muss.

Die vergangenen knapp zwei Wochen waren außergewöhnlich. Über weiten Teilen Europas lag eine Hitzeglocke, die nach Einschätzung des Deutschen Wetterdiensts zu den längsten und frühesten Hitzewellen seit Beginn der Wetteraufzeichnungen zählt. In Deutschland fielen neue Allzeit-Höchstwerte, in Frankreich und Spanien kletterten die Temperaturen örtlich auf bis zu 45 Grad. In mehreren Ländern galten Wasserrestriktionen, einzelne Veranstaltungen wurden abgesagt.

Wie Sie Ihre Gäste bei einem Sommerevent ganz praktisch vor Hitze schützen, mit Beschattung, Startzeit, Kühlung und Catering, habe ich in diesem Beitrag beschrieben. Der vorliegende Artikel setzt an einer anderen Stelle an. Denn die eigentliche Verschiebung der letzten Tage war nicht die Temperatur. Es war eine Frage, die plötzlich teuer wird: Wer bezahlt den Hitzeschutz?

Ein Hitzerisiko bei Events ist damit längst nicht mehr nur ein Sicherheitsthema, sondern ein wirtschaftliches. Ich blase dabei bewusst nicht ins Katastrophen-Horn. Die Kostenfrage ist nüchterner und konstruktiver, als es im Moment klingt.

Warum Hitze zur Kostenfrage geworden ist

Zwei Entwicklungen haben Hitze von einem Komfortthema zu einem Kostenthema gemacht.

Die erste ist der ungeplante Abbruch. Das Kessel-Festival in Stuttgart hatte einen erfolgreichen, ausverkauften ersten Tag. Trotzdem wurde der zweite Tag in der Nacht abgesagt, weil für den Samstag noch höhere Temperaturen angekündigt waren. Ein solcher Abbruch steht in keiner Kalkulation. Gebuchte Künstler, Dienstleister und Caterer haben auch dann Anspruch auf Vergütung, wenn nicht gespielt wird. Eine Veranstaltungsausfallversicherung deckt nicht jeden Auslöser ab, und Hitze ist nicht selbstverständlich eingeschlossen. Es ist durchaus möglich, dass Versicherer das Hitzerisiko künftig genauer prüfen und in manchen Policen ausschließen werden. Die Kosten eines hitzebedingten Abbruchs landen damit zu großen Teilen beim Veranstalter.

Die zweite Entwicklung ist die Erwartung an kostenfreies Trinkwasser. Immer häufiger fordern Gäste, dass trinkbares Leitungswasser bei jeder Art von Event frei verfügbar ist. Bei Temperaturen um 40 Grad ist das nachvollziehbar. Zugleich basiert bei vielen Veranstaltungen ein erheblicher Teil der Kalkulation auf dem Getränkeumsatz. Auch das ist kein Detail, sondern oft die Grundlage, auf der ein Event überhaupt rechnet.

Beide Entwicklungen laufen auf dieselbe Frage hinaus. Nicht „Wie schützen wir vor Hitze?“, sondern „Wer trägt die Kosten dafür?“.

Der Streit ums Wasser, und eine pragmatische Antwort

Beim Trinkwasser prallen zwei berechtigte Interessen aufeinander. Auf der einen Seite das Schutzbedürfnis der Gäste, die bei großer Hitze zu Recht freien Zugang zu Wasser erwarten. Auf der anderen Seite die Gastronomie, deren Kalkulation auf dem Getränkeverkauf beruht. Diese Spannung lässt sich nicht wegdiskutieren, und sie lässt sich auch nicht lösen, indem man eine Seite zu Schuldigen erklärt.

Bemerkenswert ist, dass viele Veranstalter längst eine pragmatische Antwort gefunden haben. Sie erlauben das Mitbringen leichter, faltbarer Wasserbehälter, die an frei zugänglichen Wasserstellen jederzeit aufgefüllt werden können. Das überraschende Ergebnis: Trotz dieses Angebots werden weiterhin solide Getränkeumsätze verzeichnet. Wer auf einem Event ein kühles Bier oder eine Schorle möchte, kauft sie auch dann, wenn er sich daneben kostenlos Wasser nachfüllen kann.

Dieses Modell folgt einem einfachen Solidaritätsprinzip. Jeder Gast erhält freien Zugang zur Ressource Trinkwasser. Menschen mit kleinerem Budget können am Event teilnehmen, ohne auf Getränke verzichten zu müssen. Und niemand muss eine Dehydration befürchten. Für den Veranstalter senkt das zugleich das gesundheitliche Risiko und damit einen Teil der Haftungsfrage.

Genau dieses Modell lässt sich auf andere Formate übertragen, auch auf Firmenevents. Frei zugängliche Wasserstationen sind keine Umsatzbremse, sondern eine günstige und wirksame Schutzmaßnahme.

Was die Versicherung damit zu tun hat

Der Fall des Kessel-Festivals zeigt, warum die Versicherungsfrage besser vor und nicht erst nach dem Event geklärt sein muss. Klären Sie mit Ihrem Versicherer, ob eine hitzebedingte Absage überhaupt abgedeckt ist, welche Stornofristen gelten und welche Honorare auch bei Ausfall fällig werden. Sprechen Sie dieselben Punkte mit Künstlern und Dienstleistern an, bevor Sie unterschreiben.

Das kostet im Vorfeld nichts außer ein paar Gesprächen. Im Schadensfall entscheidet es darüber, ob ein Abbruch ein ärgerliches oder ein existenzielles Ereignis wird.

Public Event und Firmenevent: Warum die Kostenfrage unterschiedlich wiegt

In der aktuellen Debatte werden alle Veranstaltungen in einen Topf geworfen. Für Ihre Planung lohnt die Unterscheidung.

Bei öffentlichen Festivals und Stadtfesten besteht eine Eigenverantwortung der Besucher, gleichzeitig sind Gästezahl und Verhalten kaum steuerbar. Hier ist kostenfreies Wasser tatsächlich ein Finanzierungsproblem, weil es direkt am Getränkeumsatz zieht, von dem das Event lebt.

Bei einem Firmenevent mit geladenen Gästen liegt der Fall anders. Sie verkaufen Ihren Gästen keine Getränke, also gibt es auch keinen Zielkonflikt zwischen Fürsorge und Umsatz. Hitzeschutz, freier Wasserzugang und zusätzliche Pausen sind hier schlicht Budgetpositionen. Das macht die Kostenfrage nicht kleiner, aber sie wird sauber kalkulierbar, statt zwischen zwei Interessen zerrieben zu werden. Wer Termin, Format und Ort selbst bestimmt, hat zudem mehr Spielraum als ein offenes Festival mit 30.000 Menschen.

Was das für Ihre Planung bedeutet

Hitzeschutz ist auch eine Budgetposition

Behandeln Sie Beschattungen, Wasser, Kühltechnik und zusätzliche Einsatzkräfte wie Catering oder Technik, also als festen Prävention-Posten im Budget. Wer diese Kosten früh einplant, zahlt weniger und bekommt bessere Verfügbarkeit, als wer sie unter Zeitdruck nachbucht. Wie Sie ein Eventbudget so aufstellen, dass solche Positionen nicht zu Überraschungen werden, habe ich in diesem Beitrag ausführlich beschrieben.

Entscheiden Sie den Wasserzugang bewusst

Legen Sie früh fest, wie Gäste an Wasser kommen. Frei zugängliche Wasserstellen, an denen sich auch mitgebrachte Behälter auffüllen lassen, sind günstig, wirksam und kommunizieren Fürsorge. Diese Entscheidung gehört in die Planung und insbesondere bei zu erwartender Hitze am Eventtag in die Vorab-Kommunikation.

Klären Sie Abbruchkriterien und Verträge vorab

Definieren Sie schriftlich, bei welchen Bedingungen Sie ein Event verschieben, verkürzen oder absagen, und wer diese Entscheidung trifft. Klären Sie parallel die Kostenseite eines Abbruchs mit Versicherung und Dienstleistern. So treffen Sie im Ernstfall eine vorbereitete Entscheidung statt einer nächtlichen Notlösung.

Zwischen Endzeit und Schulterzucken

Die ehrlichste Einordnung liegt in der Mitte. Wer das Ende der Openair- und Festivalkultur ausruft, übertreibt. Das Fusion-Festival in Mecklenburg-Vorpommern hat trotz Hitzewelle stattgefunden, und unzählige Sommerevents finden weiterhin statt. Wer dagegen behauptet, es ändere sich nichts, ignoriert die Realität von zwölf Hitzetagen, abgesagten Festivaltagen und einer Wasserdebatte, die jedes Jahr lauter wird.

Die belastbare Position lautet: Die Branche muss Hitzeschutz neu kalkulieren und als Teilmodul eines Sicherheitskonzepts dauerhaft berücksichtigten. Das ist weniger dramatisch als die Zukunft von Openair-Events aufgrund steigender Hitzephasen zu betrauern, und deutlich nützlicher.

Häufige Fragen zum Hitzerisiko bei Events

Wer trägt die Kosten, wenn ein Event wegen Hitze abgebrochen wird? In der Regel der Veranstalter. Künstler, Dienstleister und Caterer haben auch bei einer kurzfristigen Absage Anspruch auf Vergütung. Veranstaltungsausfallversicherungen decken nicht jeden Fall ab, und Hitze ist als Auslöser nicht selbstverständlich eingeschlossen. Diese Punkte sollten vor Vertragsabschluss geklärt sein.

Wie lässt sich freies Trinkwasser anbieten, ohne Getränkeumsatz zu verlieren? Ein bewährtes Modell sind frei zugängliche Wasserstellen, an denen Gäste mitgebrachte oder vor Ort ausgegebene faltbare Behälter kostenlos auffüllen können. Die Erfahrung vieler Veranstalter zeigt, dass der Getränkeverkauf dadurch stabil bleibt, weil Gäste kühle und besondere Getränke weiterhin kaufen.

Müssen Veranstalter kostenloses Wasser bereitstellen? Eine pauschale Pflicht gibt es nicht, die Anforderungen hängen von Format, Ort und behördlichen Auflagen ab. Unabhängig von der rechtlichen Lage wird freier Wasserzugang bei Hitze von Gästen zunehmend erwartet und senkt das gesundheitliche Risiko spürbar.

Sind Firmenevents anders betroffen als öffentliche Festivals? Ja. Bei Firmenevents mit geladenen Gästen gibt es keinen Zielkonflikt zwischen Fürsorge und Getränkeumsatz, weil den Gästen keine Getränke verkauft werden. Hitzeschutz ist dort eine kalkulierbare Budgetposition, und Termin, Format und Ort sind steuerbar.

Greift die Versicherung bei einer hitzebedingten Absage? Nicht automatisch. Ob Hitze als Absagegrund versichert ist, hängt von der konkreten Police ab. Es ist absehbar, dass Versicherer das Hitzerisiko künftig genauer bewerten und ggf. teilweise ausschließen. Klären Sie den Versicherungsschutz daher vor der Buchung.

Fazit

Die Hitzewelle im Juni 2026 hat gezeigt, dass Hitze bei Veranstaltungen kein Randthema mehr ist. Vor allem aber hat sie eine Kostenfrage sichtbar gemacht: Wer bezahlt den Schutz, und wer trägt das Risiko eines Abbruchs? Für Firmenevents ist diese Frage gut lösbar, weil Hitzeschutz dort eine klare Budgetposition ist und kein Konflikt zwischen Fürsorge und Umsatz entsteht. Entscheidend ist, dass Sie Kosten, Wasserzugang, Abbruchkriterien und Versicherung früh klären und nicht erst am Veranstaltungstag.

Wenn Sie für Ihr konkretes Vorhaben einschätzen möchten, welche Hitzeschutzkosten realistisch sind, wie Sie den Wasserzugang sinnvoll regeln und wie Sie Abbruchkriterien und Verträge sauber aufsetzen, helfe ich Ihnen, diese Entscheidung zu strukturieren und die richtigen Fachleute einzubinden. Zur Event-Beratung | Zum Planungs-Check