Zuletzt aktualisiert am 27. April 2026
Die Location ist mehr als ein Raum – sie ist die erste Botschaft, die Ihre Gäste empfangen, noch bevor das Programm beginnt. Damit gehört die Locationwahl zu den folgenreichsten Entscheidungen in der Eventplanung.
Das Wichtigste in Kürze
- Hauseigene Räume wie Produktionshallen, Showrooms oder Lagerflächen sind für Firmenevents oft die stärkere Wahl als gemietete Säle, weil sie Authentizität transportieren und die Identität des Unternehmens sichtbar machen.
- Bei Veranstaltungen ab etwa 200 Personen in einem Raum greift in den meisten Bundesländern die Versammlungsstättenverordnung mit Vorgaben zu Fluchtwegen, Brandschutz und Bestuhlungsplänen.
- Externe Locations sind die richtige Wahl bei Strategieklausuren mit Bedarf an mentaler Distanz, bei nach außen gerichteten Kundenevents oder wenn die eigenen Räume in Kapazität, Technik oder Optik nicht ausreichen.
- Die Locationwahl gehört zu den ersten Entscheidungen in der Eventplanung, nicht zu den letzten – sie bestimmt den Rahmen für Programm, Catering, Technik und Logistik.
- Entscheidende Prüfkriterien sind die Frage, ob die Location die Wirkung des Events verstärkt oder schwächt, ausreichende Kapazität für Gäste und Infrastruktur bietet, technische Grundvoraussetzungen erfüllt, eine gute Erreichbarkeit für die Gäste gegeben ist und behördliche Genehmigungen problemlos zu erwarten sind.
Warum hauseigene Räume oft die stärkere Wahl sind
Es gibt eine Kategorie von Locations, die in der Firmenveranstaltungsplanung systematisch unterschätzt wird: die eigenen vier Wände.
Die Lagerhalle eines Maschinenbauers. Die Abfüllhalle einer Brauerei. Der Showroom eines Autohändlers. Diese Räume haben etwas, das kein gemieteter Konferenz- oder Hotelsaal je bieten kann: Authentizität.
Sie erzählen eine Geschichte. Sie zeigen, wer das Unternehmen wirklich ist – nicht wie es sich in einer Hochglanzbroschüre darstellt, sondern wie es arbeitet, was es produziert, wofür es steht. Gäste spüren das. Und sie erinnern sich daran.
Ein Firmenjubiläum in der eigenen Produktionshalle ist kein Kompromiss. Es ist eine Aussage.
Was hauseigene Locations leisten – und was sie fordern
Der Aufwand ist real – das sollte niemand kleinreden. Wer seine eigenen Räumlichkeiten als Veranstaltungsort nutzt, übernimmt Verantwortung, die bei einer gemieteten Location der Betreiber trägt.
Was zu bedenken ist:
Der wichtigste Punkt ist die Versammlungsstättenverordnung. Sobald eine bestimmte Personenzahl überschritten wird – in den meisten Bundesländern ab 200 Personen in einem Raum – greifen die Vorschriften für Versammlungsstätten. Das betrifft Fluchtwege, Brandschutz, Bestuhlungspläne und in manchen Fällen den Einsatz von Sicherheitspersonal.
Hinzu kommen praktische Fragen: Ist die Fläche ausreichend beleuchtet? Gibt es genug Stromanschlüsse für Technik und Catering? Wo sind die Sanitäranlagen – und reichen sie für die geplante Gästezahl? Gibt es ausreichend Parkplätze oder eine gute ÖPNV-Anbindung?
Das klingt nach viel. Aber mit der richtigen Vorbereitung ist es lösbar – und der Effekt rechtfertigt den Aufwand.
Wann externe Locations die bessere Wahl sind
Es gibt Anlässe, für die eine externe Location nicht nur praktischer, sondern inhaltlich richtiger ist.
Wenn Neutralität gefragt ist. Verhandlungen, Strategieklausuren oder sensitive Teamthemen profitieren davon, dass alle Beteiligten den gewohnten Arbeitskontext verlassen. Ein externer Raum schafft mentale Distanz – und damit oft mehr Offenheit.
Wenn die eigenen Räume nicht ausreichen. Kapazität, Technik, Barrierefreiheit oder schlicht die Optik können Gründe sein, extern zu suchen. Das ist kein Scheitern, sondern eine sachliche Entscheidung.
Wenn das Event nach außen gerichtet ist. Kundenevents, bei denen die eigene Produktion nicht gezeigt werden soll oder kann, profitieren von einer neutralen, repräsentativen Umgebung.
Wenn der Anlass Exklusivität verlangt. Manche Jubiläen, Ehrungen oder Galadinner brauchen eine Location, die für sich allein schon eine Aussage macht – ein historisches Gebäude, ein besonderes Ambiente.
Die Kriterien, die wirklich entscheidend sind
Unabhängig davon, ob Sie intern oder extern suchen: Diese Fragen sollten Sie vor jeder Locationentscheidung beantworten können.
Passt die Location zur Botschaft des Events? Eine Location, die zur Unternehmenskultur oder zum Anlass passt, verstärkt die Wirkung des Events. Eine, die nicht passt, schwächt sie – egal wie schön der Raum ist.
Ist die Kapazität wirklich ausreichend? Nicht nur für die Gästezahl – sondern für Technik, Catering, Garderobe, Bühne und Bewegungsfreiheit. Volle Räume wirken lebendig. Überfüllte Räume wirken unangenehm.
Sind die technischen Grundvoraussetzungen erfüllt? Strom, Ton, Licht, Internet – und die Frage, wer die Technik verantwortet. Ein schöner Raum ohne funktionierende Technik ist ein Problem.
Wie ist die Erreichbarkeit für Ihre Gäste? Parkplätze, ÖPNV-Anbindung, Barrierefreiheit. Was für Sie selbstverständlich ist, kann für Gäste eine echte Hürde sein.
Welche Genehmigungen sind erforderlich? Lärm, Alkohol, Außenflächen, Sicherheitskonzept – je nach Art und Größe des Events können behördliche Genehmigungen notwendig sein. Wer das zu spät klärt, riskiert Auflagen oder Verzögerungen.
Gibt es einen kompetenten Ansprechpartner vor Ort? Bei externen Locations ist das selbstverständlich. Bei hauseigenen Räumen muss diese Rolle intern besetzt sein.
Die Location ist eine Entscheidung – keine Nebensache
Viele Unternehmen suchen die Location zu spät und unter Zeitdruck. Das Ergebnis: Sie nehmen, was noch verfügbar ist – nicht was wirklich passt.
Die Locationwahl gehört zu den ersten Entscheidungen in der Eventplanung, nicht zu den letzten. Sie bestimmt den Rahmen für alles, was danach kommt: Programm, Catering, Technik, Logistik.
Wer früh und gezielt sucht, hat die Wahl. Wer wartet, hat sie nicht mehr.
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Sven Varsek ist Eventberater und Mentor mit über 25 Jahren Erfahrung – er berät Unternehmen bundesweit, auf Wunsch vollständig remote per Videocall.
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